Pengarahan & Pengembangan Organisasi komunikasi
PENGERTIAN
KOMUNIKASI
Kata atau
istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”),secara
etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini
bersumber pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau
‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk
kebersamaan atau kesamaan makna.
Komunikasi
secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan
oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat
dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu merujuk pada pengertian Ruben dan
Steward(1998:16) mengenai komunikasi manusia yaitu:
Human
communication is the process through which individuals –in relationships,
group, organizations and societies—respond to and create messages to adapt to
the environment and one another. Bahwa
komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu
hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan
pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.
Untuk memahami
pengertian komunikasi tersebut sehingga dapat dilancarkan secara efektif dalam
Effendy(1994:10) bahwa para peminat komunikasi sering kali mengutip paradigma
yang dikemukakan oleh Harold Lasswell dalam karyanya, The Structure and Function of
Communication in Society. Lasswell
mengatakan bahwa cara yang baik untuk untuk menjelaskan komunikasi ialah dengan
menjawab pertanyaan sebagai berikut: Who
Says What In Which Channel To Whom With What Effect?
Paradigma
Lasswell di atas menunjukkan bahwa komunikasi meliputi lima unsur sebagai
jawaban dari pertanyaan yang diajukan itu,yaitu:
1. Komunikator (siapa yang mengatakan?)
2. Pesan (mengatakan apa?)
3. Media (melalui saluran/ channel/media apa?)
4. Komunikan (kepada siapa?)
5. Efek (dengan dampak/efek apa?).
Jadi berdasarkan paradigma Lasswell tersebut,
secara sederhana proses komunikasi adalah pihak komunikator membentuk (encode) pesan dan menyampaikannya melalui
suatu saluran tertentu kepada pihak penerima yang menimbulkan efek tertentu.
A. PROSES KOMUNIKASI
Berangkat dari paradigma Lasswell, Effendy
(1994:11-19) membedakan proses komunikasi menjadi dua tahap, yaitu:
1. Proses komunikasi secara primer
Proses komunikasi secara primer adalah proses
penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan
menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai media primer
dalam proses komunikasi adalah pesan verbal (bahasa), dan pesan nonverbal
(kial/gesture, isyarat, gambar, warna, dan lain sebagainya) yang secara
langsung dapat/mampu menerjemahkan pikiran dan atau perasaan komunikator kepada
komunikan.
Seperti disinggung di muka, komunikasi berlangsung
apabila terjadi kesamaan makna dalam pesan yang diterima oleh komunikan. Dengan
kata lain , komunikasi adalah proses membuat pesan yang setala bagi komunikator
dan komunikan. Prosesnya sebagai berikut, pertama-tama komunikator menyandi (encode)
pesan yang akan disampaikan disampaikan kepada komunikan. Ini berarti
komunikator memformulasikan pikiran dan atau perasaannya ke dalam lambang
(bahasa) yang diperkirakan akan dimengerti oleh komunikan. Kemudian giliran
komunikan untuk menterjemahkan (decode) pesan dari komunikator. Ini
berarti ia menafsirkan lambang yang mengandung pikiran dan atau perasaan
komunikator tadi dalam konteks pengertian. Yang penting dalam proses penyandian
(coding) adalah komunikator dapat menyandi dan komunikan dapat
menerjemahkan sandi tersebut (terdapat kesamaan makna).
Wilbur Schramm (dalam Effendy, 1994) menyatakan
bahwa komunikasi akan berhasil (terdapat kesamaan makna) apabila pesan yang
disampaikan oleh komunikator cocok dengan kerangka acuan (frame of reference)
, yakni paduan pengalaman dan pengertian (collection of experiences and
meanings) yang diperoleh oleh komunikan. Schramm menambahkan, bahwa bidang
(field of experience) merupakan
faktor penting juga dalam komunikasi. Jika bidang pengalaman komunikator sama
dengan bidang pengalaman komunikan, komunikasi akan berlangsung lancar.
Sebaliknya, bila bidang pengalaman komunikan tidak sama dengan bidang
pengalaman komunikator, akan timbul kesukaran untuk mengerti satu sama lain.
Sebagai contoh seperti yang diungkapkan oleh Sendjaja(1994:33)yakni : Si A
seorang mahasiswa ingin berbincang-bincang mengenai perkembangan valuta asing
dalam kaitannya dengan pertumbuhan ekonomi. Bagi si A tentunya akan lebih mudah
dan lancar apabila pembicaraan mengenai hal tersebut dilakukan dengan si B yang
juga sama-sama mahasiswa. Seandainya si A tersebut membicarakan hal tersebut
dengan si C, sorang pemuda desa tamatan SD tentunya proses komunikaasi tidak
akan berjalan sebagaimana mestinya seperti yang diharapkan si A. Karena antara
si A dan si C terdapat perbedaan yang menyangkut tingkat pengetahuan,
pengalaman, budaya, orientasi dan mungkin juga kepentingannya.
Contoh tersebut dapat memberikan gambaran bahwa
proses komunikasiakan berjalan baik atau mudah apabila di antara pelaku (sumber
dan penerima) relatif sama. Artinya apabila kita ingin berkomunikasi dengan
baik dengan seseorang, maka kita harsu mengolah dan menyampaikan pesan dalam
bahasa dan cara-cara yang sesuai dengan tingkat pengetahuan, pengalaman,
orientasi dan latar belakang budayanya. Dengan kata lain komunikator perlu
mengenali karakteristik individual, sosial dan budaya dari komunikan.
2. Proses komunikasi sekunder
Proses komunikasi secara sekunder adalah proses
penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan alat
atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama.
Seorang komunikator menggunakan media ke dua dalam
menyampaikan komunikasike karena komunikan sebagai sasaran berada di tempat
yang relatif jauh atau jumlahnya banyak. Surat, telepon, teleks, surat kabar,
majalah, radio, televisi, film, dsb adalah media kedua yang sering digunakan
dalam komunikasi. Proses komunikasi secara sekunder itu menggunakan media yang
dapat diklasifikasikan sebagai media massa (surat kabar, televisi, radio, dsb.)
dan media nirmassa (telepon, surat, megapon, dsb.).
B. KONSEPTUAL KOMUNIKASI
Deddy Mulyana (2005:61-69) mengkategorikan
definisi-definisi tentang komunikasi dalam tiga konseptual yaitu:
1. Komunikasi sebagai tindakan satu arah.
Suatu pemahaman komunikasi sebagai penyampaian
pesan searah dari seseorang (atau lembaga) kepada seseorang (sekelompok orang)
lainnya, baik secara langsung (tatap muka) ataupun melalui media, seperti surat
(selebaran), surat kabar, majalah, radio, atau televisi. Pemahaman komunikasi
sebagai proses searah sebenarnya kurang sesuai bila diterapkan pada komunikasi
tatapmuka, namun tidak terlalu keliru bila diterapkan pada komunikasi publik
(pidato) yang tidak melibatkan tanya jawab. Pemahaman komunikasi dalam konsep
ini, sebagai definisi berorientasi-sumber. Definisi seperti ini mengisyaratkan
komunikasi semua kegiatan yang secara sengaja dilakukan seseorang untuk menyampaikan
rangsangan untuk membangkitkan respon orang lain. Dalam konteks ini, komunikasi
dianggap suatu tindakan yang disengaja untuk menyampaikan pesan demi memenuhi
kebutuhan komunikator, seperti menjelaskan sesuatu sesuatu kepada orang lain
atau membujuk untuk melakukan sesuatu.
Beberapa definisi komunikasi dalam konseptual tindakan satu arah:
a. Everet M. Rogers: komunikasi
adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerima atau
lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku.
b. Gerald R. Miller: komunikasi
terjadi ketika suatu sumber menyampaikan suatu pesan kepada penerima dengan
niat yang disadari untuk mempengaruhi perilaku penerima.
c. Carld R. Miller: komunikasi
adalah proses yang memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan
(biasanya lambang-lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain
(komunkate).
d. Theodore M. Newcomb: Setiap
tindakan komunikasi dipandang sebagai suatu transmisi informasi terdiri dari
rangsangan yang diskriminatif, dari sumber kepada penerima.
2. Komunikasi sebagai interaksi
Pandangan ini menyetarakan komunikasi dengan suatu
proses sebab-akibat atau aksi-reaksi, yang arahnya bergantian. Seseorang
menyampaikan pesan, baik verbal atau nonverbal, seorang penerima bereaksi
dengan memberi jawaban verbal atau nonverbal, kemudian orang pertama bereaksi
lagi setelah menerima respon atau umpan balik dari orang kedua, dan begitu
seterusnya.
Contoh definisi komunikasi dalam konsep ini,
Shanon dan Weaver (dalam Wiryanto, 2004), komunikasi
adalah bentuk interaksi manusia yang saling mempengaruhi satu sama lain,
sengaja atau tidak sengaja dan tidak terbatas pada bentuk pada bentuk
komunikasi verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni , dan
teknologi.
3. Komunikasi sebagai transaksi
Pandangan ini menyatakan bahwa komunikasi adalah
proses yang dinamis yang secara sinambungan mengubah phak-pihak yang
berkomunikasi. Berdasrkan pandangan ini, maka orang-orang yang berkomunikasi
dianggap sebagai komunikator yang secara aktif mengirimkan dan menafsirkan
pesan. Setiap saat mereka bertukar pesan verbal dan atau pesan nonverbal.
Beberapa definisi yang sesuai dengan konsep
transaksi:
a. Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss: Komunikasi
adalah proses pembentukan makna di antara dua orang atau lebih.
b. Judy C. Pearson dan Paul E. Nelson: Komunikasi
adalah proses memahami danberbagi makna.
c. William I. Gordon : Komunikasi
adalah suatu transaksi dinamis yang melibatkan gagasan dan perasaan.
d. Donald Byker dan Loren J. Anderson: Komunikasi
adalah berbagi informasi antara dua orang atau lebih.
C. FUNGSI KOMUNIKASI
William I. Gorden (dalam Deddy Mulyana, 2005:5-30)
mengkategorikan fungsi komunikasi menjadi empat, yaitu:
1. Sebagai komunikasi sosial
Fungsi komunikasi sebagai komunikasi sosial
setidaknya mengisyaratkan bahwa komunikasi itu penting untuk membangun konsep
diri kita, aktualisasi diri, untuk kelangsungan hidup, untuk memperoleh
kebahagiaan, terhindar dari tekanan dan ketegangan, antara lain lewat
komunikasi yang bersifat menghibur, dan memupuk hubungan hubungan orang lain.
Melalui komunikasi kita bekerja sama dengan anggota masyarakat (keluarga,
kelompok belajar, perguruan tinggi, RT, desa, ..., negara secara keseluruhan)
untuk mencapai tujuan bersama.
a. Pembentukan konsep diri. Konsep diri adalah pandangan kita mengenai diri
kita, dan itu hanya bisa kita peroleh lewat informasi yang diberikan orang lain
kepada kita. Melalui komunikasi dengan orang lain kita
belajar bukan saja mengenai siapa kita, namun juga bagaimana kita merasakan
siapa kita. Anda mencintai diri anda bila anda telah dicintai;
anda berpikir anda cerdas bila orang-orang sekitar anda menganggap anda cerdas;
anda merasa tampan atau cantik bila orang-orang sekitar anda juga mengatakan
demikian. George Herbert Mead (dalam Jalaluddin Rakhmat, 1994) mengistilahkan significant others (orang lain yang sangat penting) untuk
orang-orang disekitar kita yang mempunyai peranan penting dalam membentuk
konsep diri kita. Ketika kita masih kecil, mereka adalah orang tua kita,
saudara-saudara kita, dan orang yang tinggal satu rumah dengan kita. Richard
Dewey dan W.J. Humber (1966) menamai affective
others, untuk orang lain yang dengan mereka kita mempunyai ikatan
emosional. Dari merekalah, secara perlahan-lahan kita
membentuk konsep diri kita. Selain itu, terdapat apa yang disebut dengan
reference group (kelompok rujukan) yaitu kelompok yang secara emosional
mengikat kita, dan berpengaruh terhadap pembentukan konsep diri kita. Dengan
melihat ini, orang mengarahkan perilakunya dan menyesuaikan dirinya dengan
ciri-ciri kelompoknya. Kalau anda memilih kelompok rujukan anda
Ikatan Dokter Indonesia, anda menjadikan norma-norma dalam Ikatan ini sebagai
ukuran perilaku anda. Anda juga meras diri sebagai bagian dari kelompok ini,
lengkap dengan sifat-sifat doketer menurut persepsi anda.
b. Pernyataan eksistensi diri. Orang berkomunikasi untuk menunjukkan dirinya
eksis. Inilah yang disebut aktualisasi diri atau lebih tepat lagi pernyataan
eksistensi diri. Fungsi komunikasi sebagai eksistensi diri terlihat jelas
misalnya pada penanya dalam sebuah seminar. Meskipun mereka sudah diperingatkan
moderator untuk berbicara singkat dan langsung ke pokok masalah, penanya atau
komentator itu sering berbicara panjang lebarm mengkuliahi hadirin, dengan
argumen-argumen yang terkadang tidak relevan.
c. Untuk kelangsungan hidup, memupuk hubungan, dan memperoleh kebahagiaan.
Sejak lahir, kita tidak dapat hidup sendiri untuk mempertahankan hidup. Kita
perlu dan harus berkomunikasi dengan orang lain, untuk memenuhi kebutuhan
biologis kita seperti makan dan minum, dan memnuhi kebutuhan psikologis kita
seperti sukses dan kebahagiaan. Para psikolog berpendapat, kebutuhan utama kita
sebagai manusia, dan untuk menjadi manusia yang sehat secara rohaniah, adalah
kebutuhan akan hubungan sosial yang ramah, yang hanya bisa terpenuhi dengan
membina hubungan yang baik dengan orang lain. Abraham Moslow menyebutkan bahwa
manusia punya lima kebutuhan dasar: kebutuhan fisiologis, keamanan, kebutuhan
sosial, penghargaan diri, dan aktualisasi diri. Kebutuhan yang lebih dasar harus
dipenuhi terlebih dahulu sebelum kebuthan yang lebih tinggi diupayakan. Kita
mungkin sudah mampu kebuthan fisiologis dan keamanan untuk bertahan hidup. Kini
kita ingin memenuhi kebutuhan sosial, penghargaan diri, dan aktualisasi diri.
Kebutuhan ketiga dan keempat khususnya meliputi keinginan untuk memperoleh rasa
lewat rasa memiliki dan dimiliki, pergaulan, rasa diterima, memberi dan
menerima persahabatan. Komunikasi akan sangat dibutuhkan untuk memperoleh dan
memberi informasi yang dibutuhkan, untuk membujuk atau mempengaruhi orang lain,
mempertimbangkan solusi alternatif atas masalah kemudian mengambil keputusan,
dan tujuan-tujuan sosial serta hiburan.
2. Sebagai komunikasi ekspresif
Komunikasi berfungsi untuk menyampaikan
perasaan-perasaan (emosi) kita. Perasaan-perasaan tersebut terutama
dikomunikasikan melalui pesan-pesan nonverbal. Perasaan sayang, peduli, rindu,
simpati, gembira, sedih, takut, prihatin, marah dan benci dapat disampaikan
lewat kata-kata, namun bisa disampaikan secara lebih ekpresif lewat perilaku
nonverbal. Seorang ibu menunjukkan kasih sayangnya dengan membelai kepala
anaknya. Orang dapat menyalurkan kemarahannya dengan mengumpat, mengepalkan
tangan seraya melototkan matanya, mahasiswa memprotes kebijakan penguasa negara
atau penguasa kampus dengan melakukan demontrasi.
3. Sebagai komunikasi ritual
Suatu komunitas sering melakukan upacara-upacara
berlainan sepanjang tahun dan sepanjang hidup, yang disebut para antropolog
sebaga rites of passage, mulai dari upacara kelahiran, sunatan,
ulang tahun, pertunangan, siraman, pernikahan, dan lain-lain. Dalam acara-acara
itu orang mengucapkan kata-kata atau perilaku-perilaku tertentu yang bersifat
simbolik. Ritus-ritus lain seperti berdoa (salat, sembahyang, misa), membaca
kitab suci, naik haji, upacara bendera (termasuk menyanyikan lagu kebangsaan),
upacara wisuda, perayaan lebaran (Idul Fitri) atau Natal, juga adalah
komunikasi ritual. Mereka yang berpartisipasi dalam bentuk komunikasi ritual
tersebut menegaskan kembali komitmen mereka kepada tradisi keluarga, suku,
bangsa. Negara, ideologi, atau agama mereka.
4. Sebagai komunikasi instrumental
Komunikasi instrumental mempunyai beberapa tujuan
umum, yaitu: menginformasikan, mengajar, mendorong, mengubah sikap,
menggerakkan tindakan, dan juga menghibur.
Sebagai instrumen, komunikasi tidak saja kita
gunakan untuk menciptakan dan membangun hubungan, namun juga untuk
menghancurkan hubungan tersebut. Studi komunika membuat kita peka terhadap
berbagai strategi yang dapat kita gunakan dalam komunikasi kita untuk bekerja
lebih baik dengan orang lain demi keuntungan bersama. Komunikasi berfungsi
sebagi instrumen untuk mencapai tujuan-tujuan pribadi dan pekerjaan, baik
tujuan jangka pendek ataupun tujuan jangka panjang. Tujuan jangka pendek
misalnya untuk memperoleh pujian, menumbuhkan kesan yang baik, memperoleh
simpati, empati, keuntungan material, ekonomi, dan politik, yang antara lain
dapat diraih dengan pengelolaan kesan (impression
management), yakni
taktik-taktik verbal dan nonverbal, seperti berbicara sopan, mengobral janji,
mengenakankan pakaian necis, dan sebagainya yang pada dasarnya untuk
menunjukkan kepada orang lain siapa diri kita seperti yang kita inginkan.
Sementara itu, tujuan jangka panjang dapat diraih
lewat keahlian komunikasi, misalnya keahlian berpidato, berunding, berbahasa
asing ataupun keahlian menulis. Kedua tujuan itu (jangka pendek dan panjang)
tentu saja saling berkaitan dalam arti bahwa pengelolaan kesan itu secara kumulatif
dapat digunakan untuk mencapai tujuan jangka panjang berupa keberhasilan dalam
karier, misalnya untuk memperoleh jabatan, kekuasaan, penghormatan sosial, dan
kekayaan.
Berkenaan dengan fungsi komunikasi ini, terdapat
beberapa pendapat dari para ilmuwan yang bila dicermati saling melengkapi.
Misal pendapat Onong Effendy (1994), ia berpendapat fungsi komunikasi
adalah menyampaikan informasi, mendidik, menghibur, dan mempengaruhi. Sedangkan
Harold D Lasswell (dalam Nurudin, 2004 dan Effendy, 1994:27) memaparkan fungsi
komunikasi sebagai berikut:
1. Penjajagan/pengawasan lingkungan (surveillance
of the information) yakni
penyingkapan ancaman dan kesempatan yang mempengaruhi nilai masyarakat.
2. Menghubungkan bagian-bagian yang terpisahkan dari masyarakat untuk
menanggapi lingkungannya .
3. Menurunkan warisan sosial dari generasi ke generasi berikutnya.
D. RAGAM TINGKATAN KOMUNIKASI
ATAU KONTEKS-KONTEKS KOMUNIKASI
Secara umum ragam tingkatan komunikasi adalah
sebagai berikut:
1. Komunikasi intrapribadi (intrapersonal
communication) yaitu
komunikasi yang terjadi dalam diri seseorang yang berupa proses pengolahan
informasi melalui panca indera dan sistem syaraf manusia.
2. Komunikasi antarpribadi (interpersonal
communication) yaitu kegiatan
komunikasi yang dilakukan seseorang dengan orang lain dengan corak
komunikasinya lebih bersifat pribadi dan sampai pada tataran prediksi hasil
komunikasinya pada tingkatan psikologis yang memandang pribadi sebagai unik.
Dalam komunikasi ini jumlah perilaku yang terlibat pada dasarnya bisa lebih
dari dua orang selama pesan atau informasi yang disampaikan bersifat pribadi.
3. Komunikasi kelompok (group
communication) yaitu
komunikasi yang berlangsung di antara anggota suatu kelompok. Menurut Michael
Burgoon dan Michael Ruffner dalam Sendjaja,(1994) memberi batasan komunikasi
kelompok sebagai interaksi tatap muka dari tiga atau lebih individu guna
memperoleh maksud atau tujuan yang dikehendaki seperti berbagi informasi,
pemeliharaan diri atau pemecahan masalah sehingga semua anggota dapat
menumbuhkan karakteristik pribadi anggota lainnya dengan akurat.
4. Komunikasi organisasi (organization
communication) yaitu
pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal
maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005:52).
5. Komunikasi massa (mass
communication). Komunikasi
massa dapat didefinisikan sebagai suatu jenis komunikasi yang ditujukan kepada
sejumlah audien yang tersebar, heterogen, dan anonim melalui media massa cetak
atau elektrolik sehingga pesan yang sama dapat diterima secara serentak dan
sesaat. Kemudian Mulyana (2005:74) juga menambahkan konteks komunikasi publik.
Pengertian komunikasi publik adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan
sejumlah besar orang (khalayak). Yang tidak bisa dikenali satu persatu.
Komunikasi demikian sering juga disebut pidato, ceramah atau kuliah (umum).
Beberapa pakar komunikasi menggunakan istilah komunikasi kelompok besar (large group communication) untuk komunikasi ini.
E. KEGUNAAN BELAJAR ILMU KOMUNIKASI
Mengapa kita mempelajari ilmu komunikasi
?Ruben&Steward, (2005:1-8) menyatakan bahwa :
1. Komunikasi adalah fundamental dalam kehidupan
kita.
Dalam kehidupan kita sehari-hari komunikasi
memegang peranan yang sangat penting. Kita tidak bisa tidak berkomunikasi.tidak
ada aktifitas yang dilakukan tanpa komunikasi, dikarenakan kita dapat membuat
beberapa perbedaan yang esensial manakala kita berkomunikasi dengan orang
lain.Demikian pula sebaliknya, orang lain akan berkomunikasi dengan kita ,baik
dalam jangka pendek ataupun jangka panjang. Cara kita berhubungan satu dengan
lainnya, bagimana suatu hubungan kita bentuk, bagaimana cara kita memberikan
kontribusi sebagai anggota keluarga, kelompok, komunitas, organisasi dan
masyarakat secara luas membutuhkan suatu komunikasi.Sehingga menjadikan
komunikasi tersebut menjadi hal yang sangat fundamental dalam kehidupan kita.
2. Komunikasi adalah merupakan
suatu aktifitas komplek.
Komunikasi adalah suatu aktifitas yang komplek dan
menantang. Dalam hal ini ternyata aktifitas komunikasi bukanlah suatu aktifitas
yang mudah. Untuk mencapai kompetensi komunikasi memerlukan understanding dan suatu
ketrampilan sehingga komunikasi yang kita lakukan menjadi efektif. Ellen langer
dalam Ruben&Stewat( 2005:3) menyebut konsep mindfulness akan terjadi ketika kita memberikan
perhatian pada situasi dan konteks, kita terbuka dengan informasi baru dan kita
menyadari bahwa ada banyak perspektif tidak hanya satu persepektif di kehidupan
manusia.
3. Komunikasi adalah vital untuk suatu
kedudukan/posisi yang efektif.
Karir dalam bisnis, pemerintah, atau pendidikan
memerlukan kemampuan dalam memahami situasi komunikasi, mengembangkan strategi
komunikasi efektif, memerlukan kerjasama antara satu dengan yang lain, dan
dapat menerima atas kehadiran ide-ide yang efektif melalui saluran saluran
komunikasi. Untuk mencapai kesuksesan dari suatu kedudukan/ posisi tertentu
dalam mencapai kompetensi komunikasi antara lain melalui kemampuan secara
personal dan sikap, kemampuan interpersonal, kemampuan dalam melakukan
komunikasi oral dan tulisan dan lain sebagainya.
4. Suatu pendidikan yang tinggi tidak menjamin
kompetensi komunikasi yang baik.
Kadang-kadang kita menganggap bahwa komunikasi itu
hanyalah suatu yang bersifatcommon sense dan setiap orang pasti mengetahui
bagaimana berkomunikasi. Padahal sesungguhnya banyak yang tidak memilki
ketrampilan berkomunikasi yang baik karena ternyata banyak pesan-pesan dalam
komunikasi manusia itu yang disampaikan tidak hanya dalam bentuk verbal tetapi
juga nonverbal, ada ketrampilan komunikasi dalam bentuk tulisan dan oral, ada
ketrampilan berkomunikasi secara interpersonal, ataupun secara kelompok
sehingga kita dapat berkolaborasi sebagai anggota dengan baik, dan lain-lain.
Kadang-kadang kita juga mengalami kegagalan dalam berkomunikasi. Banyak yang
berpendidikan tinggi tetapi tidak memilki ketrampilan berkomunikasi secara baik
dan memadai sehingga mengakibatkan kegagalan dalam berinteraksi dengan manusia
lainnya. Sehingga
komunikasi itu perlu kita pelajari.
5. Komunikasi adalah populer.
Komunikasi adalah suatu bidang yang dikatakan
sebagai popular. Banyak bidang-bidang komunikasi modern sekarang ini yang
memfokuskan pada studi tentang pesan, ada juga tentang hubungan antara
komunikasi dengan bidang profesiponal lainnya termasuk hukum, bisnis,
informasi, pendidikan, ilmu computer, dan lain-lain. Sehingga sekarang ini
komunikasi sebagai ilmu social/perileku dan suatu seni yang diaplikasikan.
Disiplin ini bersifat multidisiplin, yang berkaitan dengan ilmu-ilmu lain
seperti psikologi, sosiologi, antroplogi, politik, dan lain sebagainya
Proses
Komunikasi
Proses komunikasi adalah
bagaimana sang komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga
dapat dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan
komunikatornya. Proses Komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi
yag efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya).
Proses Komunikasi, banyak melalui
perkembangan. Pada penjelasan ini, akan dijelaskan berbagai proses komunikasi
melalui model-model komunikasi itu sendiri :
1. Model
Komunikasi Aristoteles
Aristoteles menerangkan tentang model komunikasi dalam bukunya Rhetorica, bahwa setiap komunikasi akan berjalan jika terdapat 3 unsur utama :
Aristoteles menerangkan tentang model komunikasi dalam bukunya Rhetorica, bahwa setiap komunikasi akan berjalan jika terdapat 3 unsur utama :
1. Pembicara,
yaitu orang yang menyampaikan pesan
2. Apa yang
akan dibicarakan (menyangkut Pesan nya itu sendiri)
3. Penerima,
orang yang menerima pesan tersebut.
2. Model
Komunikasi David K.Berlo
Dalam model komunikasi David K.Berlo, diketahui bahwa komunikasi terdiri dari 4 Proses Utama yaitu SMRC (Source, Message, Channel, dan Receiver) lalu ditambah 3 Proses sekunder, yaitu Feedback, Efek, dan Lingkungan.
Dalam model komunikasi David K.Berlo, diketahui bahwa komunikasi terdiri dari 4 Proses Utama yaitu SMRC (Source, Message, Channel, dan Receiver) lalu ditambah 3 Proses sekunder, yaitu Feedback, Efek, dan Lingkungan.
1. Source
(Sumber), Sumber adalah seseorang yang memberikan pesan atau dalam komunikasi
dapat disebut sebagai komunikator. Walaupun sumber biasanya melibatkan
individu, namun dalam hal ini sumberjuga melibatkan banyak individu. Misalnya,
dalam organisasi, Partai, atau lembaga tertentu. Sumber juga sering dikatakan
sebagai source, sender, atau encoder.
2. Message
(Pesan), pesan adalah isi dari komunikasi yang memiliki nilai dan disampaikan
oleh seseorang (komunikator). Pesan bersifat menghibur, informatif, edukatif,
persuasif, dan juga bisa bersifat propaganda. Pesan disampaikan melalui 2 cara,
yaitu Verbal dan Nonverbal. Bisa melalui tatap muka atau melalui sebuah media
komunikasi. Pesan bisa dikatakan sebagai Message, Content, atau Information
3. Channel (Media dan saluran komunikasi), Sebuah saluran
komunikasi terdiri atas 3 bagian. Lisan, Tertulis, dan Elektronik. Media disini
adalah sebuah alat untuk mengirimkan pesan tersebut. Misal secara personal
(komunikasi interpersonal), maka media komunikasi yang digunakan adalah panca
indra atau bisa memakai media telepon, telegram, handphone, yang bersifat
pribadi. Sedangkan komunikasi yang bersifat massa (komunikasi massa), dapat
menggunakan media cetak (koran, suratkabar, majalah, dll) , dan media
elektornik(TV, Radio). Untuk Internet, termasuk media yang fleksibel, karena
bisa bersifat pribadi dan bisa bersifat massa. Karena, internet mencakup
segalanya.
Saluran
Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi adalah sebuah tindakan
untuk berbagi informasi, gagasan atau pun pendapat dari setiap partisipan
komunikasi yang terlibat didalamnya guna mencapai kesamaan makna. Tindak
komunikasi tersebut dapat dilakukan dalam berbagai konteks. Konteks komunikasi
yang telah dibahas pada modul-modul sebelumnya adalah komunikasi
antarpribadi (interpersonal Communication) dan komunikasi kelompok.Konteks
komunikasi selanjutnya yang akan kita bahas adalah komunikasi organisasi.
Tindak komunikasi dalam suatu
organisasi berkaitan dengan pemahaman mengenai peristiwa komunikasi yang
terjadi didalamnya, seperti apakah instruksi pimpinan sudah dilaksanakan dengan
benar oleh karyawan atau pun bagaimana karyawan/bawahan mencoba menyampaikan
keluhan kepada atasan, memungkinkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan
dapat tercapai sesuai dengan hasil yang diharapkan. Ini hanya satu contoh
sederhana untuk memperlihatkan bahwa komunikasi merupakan aspek penting dalam
suatu organisasi, baik organisasi yang mencari keuntungan ekonomi maupun
organisasi yang bersifat sosial kemasyarakatan.
Pengertian komunikasi Organisasi
Sebelum membahas pengertian
komunikasi organisasi sebaiknya kita uraikan terminologi yang melekat pada
konteks komunikasi organisasi, yaitu komunikasi dan organisasi.
Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa
Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai
kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui
komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan
partisipan lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah kita
seringkali mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama.
Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss
dalam Human Communication menguraikan ada tiga model dalam komunikasi:
1. Model komunikasi linier
(one-way communication), dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli
dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan
interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.
2. Model komunikasi interaksional.
Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi
feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan
ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada
satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai
komunikan.
3. Model komunikasi transaksional.
Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan
(relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa
semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat
dikomunikasikan.
Mengenai organisasi, salah satu
defenisi menyebutkan bahwa organisasi
merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu
hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Dari batasan tersebut dapat
digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan:
1.
Adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan
yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan
posisi yang jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan.
2.
Adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang
dalam sebuah institusi baik yang komersial mau pun sosial, memiliki satu bidang
pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.
Dengan landasan konsep-konsep
komunikasi dan organisasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat
memberi batasan tentang komunikasi organisasi secara sederhana, yaitu
komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam kontek
organisasi. Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi
organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat
hubungannya saling bergabung satu sama lain (the
flow of messages within a network of interdependent relationships).
Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi
dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal.
Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat
tegas. Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human
Communication, mencoba menguraikan masing-masing, fungsi dari kedua arus
komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut:
1. Downward communication
yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang
berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi
arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
a. Pemberian atau penyimpanan
instruksi kerja (job instruction)
b. Penjelasan dari pimpinan
tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)
c. Penyampaian informasi mengenai
peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
d. Pemberian motivasi kepada
karyawan untuk bekerja lebih baik.
2. Upward communication,
yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan
kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:
a. Penyampaian informai tentang
pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
b. Penyampaian informasi tentang
persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh
bawahan
c. Penyampaian saran-saran
perbaikan dari bawahan
d. Penyampaian keluhan dari
bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
3. Horizontal communication, yaitu
tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang
memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini
adalah:
a. Memperbaiki koordinasi tugas
b. Upaya pemecahan masalah
c. Saling berbagi informasi
d. Upaya pemecahan konflik
e. Membina hubungan melalui
kegiatan bersama.
Proses Komunikasi
Dalam dataran teoritis, paling
tidak kita mengenal atau memahami komunikasi dari dua perspektif, yaitu:
1.
Perspektif kognitif. Komunikasi menurut
Colin Cherry, yang mewakili perspektif kognitif adalah penggunaan
lambang-lambang (symbols) untuk mencapai kesamaan makna atau berbagi informasi
tentang satu objek atau kejadian. Informasi adalah sesuatu (fakta, opini,
gagasan) dari satu partisipan kepada partisipan lain melalui penggunaan
kata-kata atau lambang lainnya. Jika pesan yang disampaikan diterima secara
akurat, receiver akan memiliki informasi yang sama seperti yang dimiliki
sender, oleh karena itu tindak komunikasi telah terjadi.
2.
Perspektif perilaku. Menurut BF. Skinner dari
perspektif perilaku memandang komunikasi sebagai perilaku verbal atau simbolik
di mana sender berusaha mendapatkan satu efek yang dikehendakinya pada
receiver. Masih dalam perspektif perilaku, FEX Dance menegaskan bahwa
komunikasi adalah adanya satu respons melalui lambang-lambang verbal di mana
simbol verbal tersebut bertindak sebagai stimuli untuk memperoleh
respons. Kedua pengertian komunikasi yang disebut terakhir, mengacu pada
hubungan stimulus respons antara sender dan receiver.
Setelah kita memahami pengertian
komunikasi dari dua perspektif yang berbeda, kita mencoba melihat proses
komunikasi dalam suatu organisasi. Menurut Jerry W. Koehler dan
kawan-kawan, bagi suatu organisasi, perspektif perilaku dipandang lebih praktis
karena komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mempengaruhi penerima
(receiver). Satu respons khusus diharapkan oleh pengirim pesan (sender)
dari setiap pesan yang disampaikannya. Ketika satu pesan mempunyai efek
yang dikehendaki, bukan suatu persoalan apakah informasi yang disampaikan
tersebut merupakan tindak berbagi informasi atau tidak.
Sekarang kita mencoba memahami
proses komunikasi antarmanusia yang disajikan dalam suatu model berikut:
Proses komunikasi diawali oleh
sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi
dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:
1.
Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah
ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi
untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan
yang akan disampaikan.
2.
Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan
adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud
kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan
informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau
message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk
bahasa lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat,
ekspresi wajah atau gambar-gambar.
3.
Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah
penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan
kepada penerima dengan cara berbicara, enulis, menggambar ataupun melalui suatu
tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel
atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran
untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon.
Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang
tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis
seperti: televisi, kaset, video atau ohp (overheadprojector). Sumber
berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan,
sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.
4.
Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada
penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu
menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar,
pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan
decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan
kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan
decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya
penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana
pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.
5.
Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah
feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali
pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik
dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata
ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan
tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan
landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang
berorientasi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau
lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:
1. Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang
sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing
system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat
memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.
Informasi yang didapat
memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara
lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai
perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran
manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi
ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.
Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan,
jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan
dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada
semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi
regulatif ini, yaitu:
1.
atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran
manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua
informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai
kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur
organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of
authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana
semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah
banyak bergantung pada:
1.
keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah
2.
kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi
3.
kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai
seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi
4.
tingkat kredibilitas pesan yang diterima
bawahan.
2.
berkaitan dengan pesan atau message.
Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya,
bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh
dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
3. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi,
kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang
diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka
untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan
yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang
lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan
kewenangannya.
4. Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha
menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan
pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan
khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan
oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi
selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan
darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk
berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Memahami Komunikasi dalam Organisasi
Persoalan-persoalan mengenai gaya
komunikasi, pengeruh kekuasaan dalam organisasi dan upaya memperbaiki kemampuan
berkomunikasi dalam organisasi, merupakan bahan-bahan yang akan dibahas dalam
kegiatan belajar 2 berikut.
Gaya komunikasi atau
communication style akan memberikan pengetahuan kepada kita tentang bagaimana
perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak
berbagi informasi dan gagasan. Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi,
kita akan mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam
tataran manajemen sewaktu mereka mencoba mempengaruhi kemampuan berkomunikasi
dalam organsasi, kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana mendefinisikan
tujuan kita sehubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimana kita memilih
orang yang tepat untuk diajak kerjasama dan bagaimana kita memilih saluran yang
efektif untuk melaksanakan tugas tersebut.
Gaya Komunikasi
Gaya komunikasi (communication
style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi yang
terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of intexpersonal
behaviors that are used in a given situation).
Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan
perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan
tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya
komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan
harapan dari penerima (receiver).
Ada enam gaya komunikasi, yaitu:
1.
The controlling style
Gaya komunikasi yang bersifat
mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk
membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang
lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan
nama komunikator satu arah atau one-way communications.
Pihak-pihak yang memakai
controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada
pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka
tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan.
Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik,
kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan
pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan
pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan
kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.
Pesan-pesan yag berasal dari
komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan
bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang
dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai
untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan
pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang
bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan
orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.
2. The equalitarian style
Aspek penting gaya komunikasi ini
ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication
ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan
maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication).
Dalam gaya komunikasi ini, tindak
komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi
dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai
dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota
organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.
Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna
kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi
serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks
pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini
akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebaba gaya ini efektif
dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil
keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini
pula yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para
anggota dalam suatu organisasi.
3. The structuring style
Gaya komunikasi yang berstruktur
ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna
memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan
serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi
perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi
informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang
berlaku dalam organisasi tersebut.
Stogdill dan Coons dari The
Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari
kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau
Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa
pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu
merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka
penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
4. The dynamic style
Gaya komunikasi yang dinamis ini
memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami
bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan
(action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai
oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga
(salesmen atau saleswomen).
Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah
mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat
dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam
mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan
bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi
masalah yang kritis tersebut.
5. The relinguishing style
Gaya komunikasi ini lebih
mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang
lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan
(sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.
Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika
pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang
berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung
jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.
6. The withdrawal style
Akibat yang muncul jika gaya ini
digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari
orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena
ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh
orang-orang tersebut.
Dalam deskripsi yang kongkrit
adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam
persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri
dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk
menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini
tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.
Gambaran umum yang diperoleh dari
uraian di atas adalah bahwa the equalitarian style of communication merupakan
gaya komunikasi yang ideal. Sementara tiga gaya komunikasi lainnya:
structuring, dynamic dan relinguishing dapat digunakan secara strategis untuk
menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya
komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal mempunyai kecenderungan
menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat dan produktif.
Peranan Komunikasi Informal
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang
berorientasi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau
lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:
1. Fungsi
informatif
Organisasi dapat dipandang
sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing
system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat
memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.
Informasi yang didapat
memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara
lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai
perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran
manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi
ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.
Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan,
jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan
dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada
semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi
regulatif ini, yaitu:
1. Atasan atau orang-orang yang
berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk
mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga
mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam
struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of
authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana
semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah
banyak bergantung pada:
1.
keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah
2.
kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi
3.
kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai
seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi
4.
tingkat kredibilitas pesan yang diterima
bawahan.
2.
Berkaitan dengan pesan atau message.
Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya,
bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh
dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
3. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi,
kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang
diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka
untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang
dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih
besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan
kewenangannya.
4. Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha
menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan
pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti
penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan
kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan
antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun
kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan
keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap
organisasi.
Hambatan-Hambatan Dalam Komunikasi
Suatu ketika keluarga kecil
yang memiliki anak berumur lebih kurang tiga tahun pulang kampung mengunjungi
orang tuanya. Betapa senang hati si nenek karena mendapat kunjungan dari anak
dan cucunya. Mereka bermain dan bercengkrama bersama hingga sore hari. Merekapun
bermaksud untuk kembali pulang kerumah. Karena si nenek masih rindu dan ingin
bermain dengan cucunya, maka si nenek meminta agar si cucu tinggal dan tidur
bersamanya. Akhirnya karena si nenek mendesak dan si cucupun mau, maka
jadilah si cucu menginap di rumah nenek dan kedua orang tuanya pun pulang.
Tengah malam, si cucu
terbangun dari tidurnya ingin buang air kecil. Lalu dia membangunkan neneknya. “Nek
bangun nek, aku mau nyanyi”. ( rupanya si cucu sudah terbiasa
dengan orang tuanya klo mau buang air bilang mau nyanyi). Si nenekpun bangun
dan berkata: “Cu, ini kan udah malam, besok aja
nyanyinya ya”. Lalu merekapun tidur lagi.
Tidak berapa lama, si cucupun terbangun karena sudah gak
tahan mau buang air kecil. “nek bangun nek, aku mau nyanyi”,
si cucu terus merengek kepada neneknya. Karena gak tahan dengan rengekan
cucunya maka si nenek berkata: “baiklah, kamu nyanyinya di teliga
nenek saja ya”. Kontan si cucupun mengencingi telinga neneknya. Dan
nenekpun terpaksa menahan marahnya. Rupanya orang tua si cucu lupa
memberitahukan kepada si nenek kalau si cucu mau buang air dia akan bilang mau
nyanyi.
Demikianlah sebuah anekdot
yang berhubungan dengan hambatan dalam beromunikasi. Banyak hal yang bisa
menghambat untuk terjadinya komunikasi yang efektif. Menurut Leonard R.S. dan
George Strauss dalam Stoner james, A.F dan Charles Wankel sebagaimana yang
dikutip oleh Herujito (2001), ada beberapa hambatan terhadap komunikasi yang
efektif, yaitu :
a. Mendengar
Biasanya kita mendengar apa
yang ingin kita dengar. Banyak hal atau informasi yang ada di sekeliling kita,
namun tidak semua yang kita dengar dan tanggapi. Informasi yang menarik bagi
kita, itulah yang ingin kita dengar.
b. Mengabaikan
informasi yang bertentangan dengan apa yang kita ketahui.
c. Menilai sumber.
Kita cenderung menilai siapa yang memberikan informasi.
Jika ada anak kecil yang memberikan informasi tentang suatu hal, kita cenderung
mengabaikannya.
d. Persepsi yang
berbeda.
Komunikasi tidak akan berjalan efektif, jika persepsi si
pengirim pesan tidak sama dengan si penerima pesan. Perbedaan ini bahkan bisa
menimbulkan pertengkaran, diantara pengirim dan penerima pesan.
e. Kata yang berarti
lain bagi orang yang berbeda.
Kita sering mendengar kata yang artinya tidak sesuai
dengan pemahaman kita. Seseorang menyebut akan datang sebentar lagi, mempunyai
arti yang berbeda bagi orang yang menanggapinya. Sebentar lagi bisa berarti
satu menit, lima menit, setengah jam atau satu jam kemudian.
f. Sinyal nonverbal yang
tidak konsisten.
Gerak-gerik kita ketika berkomunikasi – tidak melihat
kepada lawan bicara, tetap dengan aktivitas kita pada saat ada yang
berkomunikasi dengan kita-, mampengaruhi porses komunikasi yang berlangsung.
g. Pengaruh emosi.
Pada keadaan marah, seseorang akan kesulitan untuk
menerima informasi. apapun berita atau informasi yang diberikan, tidak akan
diterima dan ditanggapinya.
h. Gangguan.
Gangguan ini bisa berupa suara yang bising pada saat kita
berkomunikasi, jarak yang jauh, dan lain sebagainya.
Itulah beberapa hal yang
dapat menghambat terjadinya komunikasi yang efektif. dari anekdot tadi dapat
kita lihat bahwa kata “nyanyi” di artikan berbeda antara si nenek dengan si
cucu. Nenek mengartikan kata nyanyi dengan arti sebenarnya, sedangkan si
cucu, -karena telah biasa menggunakan kata nyanyi untuk buang air kecil-,
mengartikan “nyanyi” sebagai buang air kecil.
UPAYA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI
ORGANISASI
Manusia di dalam
kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan
kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu
hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi
sosial dengan sesamanya. Dalam kehidupannya manusia sering dipertemukan satu
sama lainnya dalam suatu wadah baik formal maupun informal. Organisasi adalah
sebuah sistem sosial yang kompleksitasnya jelas terlihat melalui jenis,
peringkat, bentuk dan jumlah interaksi yang berlaku.
Proses dalam organisasi
adalah salah satu faktor penentu dalam mencapai organisasi yang efektif. Salah
satu proses yang akan selalu terjadi dalam organisasi adalah proses komunikasi.
Melalui organisasi terjadi pertukaran informasi, gagasan, dan pengalaman.
Mengingat perannya yang penting dalam menunjang kelancaran berorganisasi, maka
perhatian yang cukup perlu dicurahkan untuk mengelola komunikasi dalam
organisasi. Proses komunikasi yang begitu dinamik dapat menimbulkan berbagai
masalah yang mempengaruhi pencapaian sebuah organisasi terutama dengan
timbulnya salah faham dan konflik.
Komunikasi memelihara motivasi dengan memberikan
penjelasan kepada para pegawai tentang apa yang harus dilakukan, seberapa baik
mereka mengerjakannya dan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja
jika sedang berada di bawah standar.
Aktivitas
komunikasi di perkantoran senantiasa disertai dengan tujuan yang ingin dicapai.
Budaya komunikasi dalam konteks komunikasi organisasi harus dilihat dari
berbagai sisi. Sisi pertama adalah komunikasi antara atasan kepada bawahan.
Sisi kedua antara pegawai yang satu dengan pegawai yang lain. Sisi ketiga
adalah antara pegawai kepada atasan. Masing-masing komunikasi tersebut
mempunyai polanya masing-masing.
Di antara kedua belah pihak
harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi
timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk
mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai
tujuan suatu organisasi.
Komunikasi merupakan sarana
untuk mengadakan koordinasi antara berbagai subsistem dalam perkantoran.
MenurutKohler ada dua model komunikasi dalam rangka meningkatkan kinerja dan
mencapai tujuan perkantoran ini. Pertama, komunikasi koordinatif, yaitu proses
komunikasi yang berfungsi untuk menyatukan bagian-bagian (subsistem)
perkantoran. Kedua, komunikasi interaktif, ialah proses pertukaran informasi
yang berjalan secara berkesinambungan, pertukaran pendapat dan sikap yang
dipakai sebagai dasar penyesuaian di antara sub-sub sistem dalam perkantoran,
maupun antara perkantoran dengan mitra kerja. Frekuensi dan intensitas
komunikasi yang dilakukan juga turut mempengaruhi hasil dari suatu proses
komunikasi tersebut.
